“Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” Đó là câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy cùng DCI VIỆT NAM tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả qua bài viết sau nhé!
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc
2.1 Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.
Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc .Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
2.2 Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là cách quản lý thời gian hiệu quả. Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
2.3 Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích
Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích. Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.
2.4 Hạn chế thói quen xấu
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sài lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.
2.5 Không mất quá nhiều công sức
Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?
3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
3.1 Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu được coi là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Một khi xác định được mục tiêu của mình là gì thì bạn sẽ biết mình phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Khi một kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ ràng hơn, thời gian hoàn thành cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Kết quả là bạn luôn luôn chủ động trong từng hành động và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh, từ đó hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.
3.2 Liệt kê những công việc cần phải làm
Để có thể nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần liệt kê những công việc cần phải làm trong một khoảng thời gian xác định, có thể là trong ngày, cũng có thể trong tuần hoặc trong tháng, trong quý. Đối với những người dễ bị cuốn theo công việc thì việc liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày là một điều cần thiết giúp bạn quản lý được quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót nhiệm vụ.
3.3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Không chỉ cần liệt kê danh sách những công việc phải làm mà việc sắp xếp chúng như thế nào cho hợp lý cũng là một yếu tố rất quan trọng để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Khi những công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ và kết quả chung.
3.4 Tổng kết lại công việc
Sau mỗi ngày kết thúc công việc thì bạn nên dành chút thời gian để tổng kết lại. Đây là điều mà rất nhiều người bỏ qua và không mấy ai để ý tới. Thế nhưng, việc tổng kết lại công việc sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. Ngoài ra, quá trình tổng kết sẽ giúp bạn rút ra rất nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, phát hiện những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra giải pháp khắc phục cho những lần tiếp theo.
3.5 Lên thời gian cụ thể cho công việc
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, mỗi một nhiệm vụ cụ thể cần có deadline riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Mỗi khi lên kế hoạch, bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như thời điểm kết thúc chậm nhất là khi nào để không phải lãng phí quỹ thời gian của mình cho những việc không cần thiết.
3.6 Dành thời gian để tham gia các khóa học về kỹ năng quản trị thời gian
Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày và người quản lý thời gian tốt hơn sẽ có nhiều quỹ thời gian hơn để có thể hoàn thành nhiều mục tiêu và công việc hơn. Đồng thời khi bạn biết cách quản trị thời gian sẽ giúp giảm áp lực, tạo động lực và có nhiều thời gian hơn để phát triển bản thân và làm những điều bạn yêu thích. Thấu hiểu vấn đề này, DCI VIỆT NAM có tổ chức chương trình Năng Đoạn Kim Cương cấp độ 11: QUẢN TRỊ THỜI GIAN – QUẢN TRỊ CUỘC ĐỜI.
Thông qua chương trình này, học viên sẽ được thấu hiểu nguyên nhân gốc rễ khiến chúng ta luôn luôn bận rộn, nắm vững nguyên lý vận hành của mọi chiến lược quản lý thời gian và tìm ra giải pháp hiệu quả để tạo ra thời gian, tránh những tình huống khó xử trong việc ra quyết định.